„Cusut și numerotat x număr de coli” este poate singurul lucru care îți vine în minte atunci când vine vorba de necesitatea de a capsa documente. Cum se coase documentele? Nou-venitul își imaginează imediat grămezi de hârtii, bine prinse cu sfoară de bancă, acoperite cu praf caustic, undeva în colțul biroului unui contabil sau al departamentului de personal.
Cu toate acestea, nu totul este atât de simplu și superficial pe cât pare la prima vedere. Ce trebuie să știți pentru a evita greșelile în această problemă dificilă? Cum să coaseți documente cu fire conform unei fotografii? Aceste întrebări vor fi discutate în detaliu în instrucțiunile pas cu pas.
De ce fac capse de modă veche?
Există multe agenții guvernamentale care pot solicita documente cusute nu într-un mod din fabrică, ci manual, folosind fire. Acesta este, în primul rând, inspectoratul fiscal, arhiva, ei cer să coase documente cu fire în timpul acceptării lucrărilor pt.înregistrarea întreprinzătorilor individuali, înregistrarea unei persoane juridice sau documente pentru o licitație. Cum să capsați corect documentele, se arată fotografia numărul 2. Utilizați de obicei fir gros și un ac gros.
Se crede că titlurile legate în acest fel sunt mai greu de pierdut, de contrafăcut sau de înlocuit. Unele organizații, tocmai din această cauză, folosesc o astfel de formă „bunică” de fixare a documentelor importante. Există un alt argument - uneori lucrările sunt strict confidențiale, iar managerii, temându-se de publicitate sau de influența concurenților, încredințează o astfel de muncă doar unei persoane de încredere, respectiv refuză ajutorul firmelor specializate.
Important
Documentele cusute incorect pot cauza refuzul de a înregistra sau reînregistra o întreprindere, accepta lucrări în arhivă, poate duce la scoaterea organizației din concursul pentru o licitație, poate afecta decizia autorității de reglementare în cazul a unui audit al organizației.
Există norme uniforme?
Până în prezent, nu există reguli clare cu privire la cum să coaseți documentele cu fire conform unui singur model. Există doar recomandări și instrucțiuni. Practic, întreprinderile folosesc dezvoltările metodologice ale lui Rosarkhiv, care au fost aprobate prin ordinul numărul 76 în 2009, cerințele GOST „Lucrări de birou și arhivare”, precum și instrucțiuni de la Banca Centrală a Rusiei.
Etapa pregătitoare
Toate documentele care trebuie capsate trebuie previzualizate, dacă există urme de creion, ștergeți-le. Importantluați în considerare cu atenție fiecare pagină, excludeți-le de la a se lipi unul de celăl alt, asigurați-vă o secvență logică și corectă a documentelor într-un teanc. Îndepărtați obiectele ascuțite, știfturile, capsele sau agrafele de hârtie, deoarece acestea pot deteriora firul de legare și pot duce la pierderea documentului. Este necesar să numerotați paginile cu un simplu creion negru, în colțul din dreapta; nu este permisă utilizarea cernelii, inclusiv a culorii. Nu puteți număra prea aproape de textul documentului, cu atât mai mult se suprapune. Numai partea din față a foii este numerotată. Volumul total al documentului capsat nu trebuie să depășească 250 de coli, iar înălțimea documentului legat și numerotat nu trebuie să depășească 4 centimetri. Un exemplu despre cum să coaseți documente cu fire este prezentat în fotografie.
Următoarea etapă de pregătire este selectarea instrumentelor. Pentru a coase corect documentele cu fire, veți avea nevoie de: o punte, fire speciale, o husă de carton, ca în fotografie. În unele cazuri, se folosește un perforator. Cum și cu ce să coase documentele, fiecare specialist decide singur. Cel mai convenabil este să folosiți fire dure sau sfoară de bancă, în unele cazuri se folosesc fire de lână sau șireturi. Cel mai adesea au funcția de decorare. De obicei, rapoartele serioase folosesc un stil mai strict. Pregătește singur documentele și formularul pentru inventar.
Câteva subtilități
- Foile de format mare, de exemplu, A3 sau A2, trebuie și ele numerotate. Pentru a face acest lucru, este complet extins și numerotat conform regulilor generale. Apoi pliat și lipit cu grijă în spatecolț.
- Dacă este necesară depunerea unei scrisori, aceasta este deschisă, mai întâi se numerotează plicul în sine, apoi paginile scrisorii pe rând.
- Coperta documentului nu este numerotată. De asemenea, pagina de titlu nu este numerotată dacă nu există coperta. Cu toate acestea, a doua foaie este deja numerotată cu numărul „2”.
- Dacă numărul de foi este mai mare de 250, atunci acestea sunt împărțite în volume. Această practică este comună în instanțe. Fiecare volum trebuie numerotat separat.
- Cum se capsează documentele dacă nu este posibil să se indice numărul foii în dreapta sus sau toată foaia este ocupată? Acest lucru se întâmplă adesea, de exemplu, la numerotarea unei fotografii, caz în care este permisă numerotarea din spate.
- În caz de numerotare eronată, puteți tăia numărul. Cu toate acestea, corectarea trebuie confirmată cu o semnătură.
- Dacă nu se omite mai mult de două foi, atunci este permisă utilizarea unei desemnări de litere pentru paginile omise. Numerotarea digitală a documentului principal nu se modifică, dar numărul de foi crește. În acest caz, este necesar să avertizați persoana care va primi documentele despre acest lucru.
- Dacă este necesară numerotarea unui document care este deja numerotat sau are numerotare, atunci acesta va fi numerotat din nou.
- Dacă foile din documentație nu pot fi separate sau sunt lipite între ele, acestea sunt numerotate ca o singură coală. Acest lucru se întâmplă dacă un document, de exemplu, are lipite pe el un cec, o fotografie sau o tăietură de ziar. Dar, în același timp, este necesar să se întocmească un inventar, iar în rubrica „Notă” sau în inscripția de certificare este imperativ să se clarifice ce documente au fost lipite, pe ce pagină și ce conțineau.
Care documente sunt cele mai des cusute împreună cu ață? În primul rând, actele constitutive și constitutive. Cel mai adesea au un volum mic, sunt mai ușor de străpuns cu o punte, iar cusătura este ușoară. Există mai multe tehnologii pentru cusături, puteți face două înțepături, trei sau cinci. Trei găuri este cea mai comună opțiune. Cinci găuri vor fi la îndemână atunci când unele documente sunt mai mici decât altele, conectarea a cinci găuri va ajuta la fixarea lor mai bună. Capsarea cu cinci găuri este utilizată dacă documentele sunt de mare valoare, acest lucru va reduce riscul înlocuirii lor.
Cum să coaseți corect documentele cu fire: instrucțiuni pas cu pas
- Stivuiți foile, aliniați marginile.
- Verificați comanda foii.
- Marcați cu un creion locurile viitoarelor înțepături simetric în centru, pe partea stângă a foii. Acest lucru se poate face atât pe o singură foaie, cât și pe toate.
- Este necesar să vă abateți de la text cel puțin 1,5 centimetri.
- Marcurile trebuie să fie strict verticale, este permisă o distanță de până la trei centimetri unul de celăl alt.
Dacă documentul este suficient de mare, este mai convenabil să-l străpungeți cu o punte. De obicei, începeți din gaura de sus.
Dacă nu se poate folosi coperta din fabrică, ca în imagine, atunci prima și ultima foaie pot fi lipite cu o bandă subțire de carton pentru a preveni deteriorarea paginilor. Este important să alegeți lungimea corectă a firului, de obicei între 50 și 80 cm.
Cusături clasice cu fir - trei găuri
Să analizăm opțiunea modului de coasere a documentelorpas cu pas în trei găuri. Aceasta este varianta clasică și cea mai comună pentru depunerea actelor în arhivă sau pentru verificare. Cum să coaseți corect documentele cu fire în acest caz se vede mai bine în fotografie.
Aduceți acul și firul în jos sub teancul de documente, scoateți-l prin orificiul de la numărul doi. Nu trebuie să uităm de o „coadă” mică de 7-8 cm lungime, tot ne va veni la îndemână. Pe partea din față, îndreptăm acul în orificiul superior, apoi întoarcem acul în gaura cea mai de jos nr. 3. Apoi, acul „se scufundă” în orificiul central, ca urmare, ambele fire rămân dedesubt. Acum pot fi înnodate.
În continuare, documentul trebuie certificat, se lipește o coală de hârtie, deasupra se pun sigiliul și semnătura persoanei responsabile. Cum să coaseți corect documentele și să fixați nodul cu fire, puteți vedea în fotografie.
În plus, pe spatele ultimei foi este lipit un inventar. Inscripția se poate face manual sau se poate folosi șabloane gata făcute, ca în fotografie.
Cum să capsați documentele în patru găuri?
Tehnologia de perforare cu patru găuri este aproape identică. Singura diferență este că documentul este cusut de sus în jos. Arată ca o ungere de cusut. Numai în acest caz se repetă în ordine inversă, mai întâi de sus în jos, apoi de jos în sus. Astfel, legăturile sunt omogene, fără goluri, parcă cusute la o mașină de cusut uriașă.
Ocazii speciale
Uneori este permisă conectarea documentelor nu pe verticală, ci pe colț. LAacestea sunt în principal documente de raportare financiară, care implică fixarea benzilor de numerar, cecuri pe partea dreaptă. Astfel de documente sunt cusute pe colț. Pașii sunt la fel ca pentru asamblarea standard de documente, doar găurile sunt perforate la colț. De obicei sunt două. Foaia este lipită exact de colț. În plus, procedura este similară - este certificată, se pune un sigiliu.
Concluzie
În procesul de pregătire și capsare a unui document, este important să vă gândiți dinainte cum să capsați documentele pentru a evita tot felul de forță majoră. De exemplu, uneori trebuie să faceți o copie a documentelor deja legate și arhivate. Merită să vă faceți griji pentru astfel de momente în avans. De obicei, specialiștii în HR sau contabilitate pot ghici dinainte ce document trebuie rulat mai întâi printr-un copiator. Acest lucru simplifică foarte mult munca și economisește timp.
